Jira は、世界中の何百万ものチームがシームレスに連携するのに役立っていて、最も人気のあるプロジェクト管理ツールの 1 つです。Jira の最も強力な機能の 1 つは、ワークフローです。Jira のワークフローは、チームが構造的かつ効率的な方法で作業を定義、整理、管理するのに役立ちます。このブログでは、Jira Guru が Jira ワークフローの謎を解き明かし、ワークフローを最大限に活用するために知っておくべきことすべてを説明します。
Jiraのワークフローとは？
Jira ワークフローは、タスクまたは課題のライフサイクルを定義する一連のルールとプロセスです。ワークフローは、チームが仕事を管理し、効果的にコラボレーションするのを助けるために設計されています。ワークフローは、作成から完了まで、さまざまな段階を経て作業を進めるための構造化された方法を提供します。
ステータスとトランジションは Jira ワークフローの最も重要なコンポーネントの 2 つですが、実際には、システムを通して仕事の流れを定義するために協力する他のいくつかの重要なコンポーネントがあります。ステータスやトランジションに加え、Jira ワークフローには通常、担当者と解決策も含まれます。
- ステータス
ステータスは、Jira 課題の現在の状態を表します。ステータスは、「オープン」、「進行中」、「レビュー準備完了」、「クローズ」など、課題が通過できる異なるステージを定義します。ステータスは、チームやプロジェクトの特定のニーズに合うようにカスタマイズすることができます。
- トランジション ト
ランジションとは、課題をあるステータスから別のステータスに移行させるアクションのことです。ワークフローを通じて課題がたどる経路を定義します。例えば、開発者が課題に取り組み始めると、トランジションによって課題が「オープン」ステータスから「インプログレス」ステータスに移行することがあります。 - アサインニー
ワークフローの各ステージで、課題に対して責任を持つ個人またはグループです。担当者は、ワークフローの進行に合わせて追加・変更することができます。例えば、「進行中」ステータスの課題には開発者が、「テスト準備中」ステータスの課題にはテスターがアサインされることがあります。 - 解決(Resolutions)： 課題解決は、課題の結果を定義します。通常、課題がクローズまたは解決されたときに使用されます。例えば、”Fixed”、”Won’t Fix”、”Duplicate “といった解決策が考えられます。課題が解決されると、解決策が設定され、課題は “クローズ” のような最終ステータスに移行します。
Jira ワークフローは、チーム独自のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。例えば、ソフトウェア開発チームは、”To Do”、”In Progress”、”Code Review”、”Test”、”Done “といったステータスを含むワークフローがある可能性のあります。一方、マーケティングチームでは、「計画」「下書き」「編集」「承認」「公開」といったステータスを含むワークフローを用意することができます。
なぜJiraのワークフローが重要なのか？
Jira ワークフローが重要なのは、チームが効率的に作業を管理するのに役立つからです。明確なルールとプロセスを定義することで、ワークフローは、チームの全員が、いつ、何をする必要があるのかを理解することを保証します。その結果、より良いコラボレーションと高い生産性を実現することができます。
Jira ワークフローは、チームが仕事の進捗を追跡するのにも役立ちます。さまざまなステータスを定義することで、タスクや課題がワークフローの中でどの位置にあるのかを一目で確認することができます。これにより、チームはボトルネックや障害物を特定し、それを解決するための行動を取ることができます。
さらに、Jira ワークフローは、チームがベストプラクティスとコンプライアンスを実施するための方法を提供します。移行条件を設定することで、特定のアクションが特定のユーザーまたは特定の時間帯にのみ実行されることを保証することができます。これにより、チームは一貫性を維持し、間違いを回避することができます。
Jiraのワークフローを作成する
簡単なプロセスでJira ワークフローを作成できます。これからは、手順を説明します：
- Jira設定に移動し、「課題」を選択します。
- 「ワークフロー」をクリックすると、Jira インスタンスのワークフロー一覧が表示されます。
- 「ワークフローの追加」ボタンをクリックし、新しいワークフローを作成します。
- 「ステータス追加」「トランジション追加」ボタンを使って、ステータスやトランジションを定義し、ワークフローに追加します。これらのコンポーネントは、いくつでも定義することができます。
- ワークフローに解決策を追加するには、「課題」メニューに戻り、「解決策」ボタンを選択します。これで、ワークフローの図が表示されます。ワークフローのカスタマイズを開始するには、画面右上の「修正」をクリックします。
- ワークフローに満足したら、「公開」をクリックしてチームに公開します。
Atlassianの課題ワークフローを使った作業をどうぞご覧くださいませ。
Jiraワークフローをカスタマイズするためのヒント
Jira ワークフローのカスタマイズには、ワークフロー内の異なるステータス、トランジション、および条件の追加、削除、または修正が含まれます。ここでは、ワークフローを効果的にカスタマイズするためのヒントをいくつか紹介します：
- シンプルにする ワークフローは、できるだけシンプルにすることを心がけましょう。ステータス、トランジション、条件が多すぎると、チームがワークフローを理解し、効果的に使用することが難しくなります。
- 具体的であること： ワークフローの各ステータス、トランジション、条件が具体的で明確であることを確認します。そうすることで、ワークフローの各ステージで何をすべきかをチームが理解しやすくなります。
- チームのニーズを考慮する： ワークフローをカスタマイズする際には、チーム独自のニーズも考慮しましょう。例えば、アジャイル環境で働くチームであれば、”Backlog”、”Sprint Planning”、”Retrospective “といったステータスを含めるとよいでしょう。
- ワークフローをテストする： ワークフローを公開する前に、必ず徹底的にテストしてください。こうすることで、問題やボトルネックを特定し、チームがワークフローを使い始める前に調整することができます。
- フィードバックを得る： ワークフローが使用されるようになったら、チームにフィードバックを求めます。これにより、改善すべき点を特定し、必要に応じて調整することができます。
チームが陥りがちな失敗例
Jira ワークフローは作業を管理するための強力なツールですが、ワークフローを作成またはカスタマイズする際にチームが犯しがちなミスもいくつか存在します。ここでは、避けるべき最も一般的な間違いをいくつか紹介します：
- ワークフローを複雑にしすぎる Jira ワークフローを作成する際にチームが犯す最も一般的な間違いのひとつは、ワークフローを複雑にしすぎることです。ワークフローが複雑すぎると、チームメンバーが理解し、フォローするのが難しくなります。これは、混乱、遅延、およびミスにつながる可能性があります。この間違いを避けるために、ワークフローをシンプルに保ち、必要不可欠なステータスとトランジションのみを含めるようにします。
- チームのニーズを考慮しない ワークフローを作成・カスタマイズする際に、チーム独自のニーズを考慮しないこともよくある過ちです。ワークフローがチームの働き方と合っていない場合、チームメンバーにとってフォローが難しく、フラストレーションにつながる可能性があります。ワークフローの作成またはカスタマイズのプロセスには、必ずチームメンバーを参加させ、彼らのニーズや好みを考慮するようにしてください。
- 一貫性のない命名規則： 一貫性のない命名規則は、混乱を引き起こし、チームメンバーがワークフローを理解することを困難にします。ワークフローのステータスやトランジションには、必ず標準的な命名規則を使用するようにしてください。そうすることで、チームがワークフローを理解し、効果的に使用することができます。
- ワークフローのテストに失敗する： ワークフローのテストは、ワークフローが効果的で、チームのニーズを満たしていることを確認するための重要なステップです。ワークフローのテストを怠ると、適切なテストを行えば回避できたはずの問題やボトルネックにつながる可能性があります。ワークフローをチームに公開する前に、必ず十分にテストするようにしてください。
- フィードバックが得られない ワークフローが使用されるようになったら、チームメンバーからフィードバックを集め、改善すべき点を特定することが重要です。フィードバックを得られないと、ワークフローが停滞し、チームのニーズの変化に合わせて進化しないことになりかねません。チームメンバーからのフィードバックを定期的に収集し、ワークフローの継続的な改善に役立てるようにしましょう。
これらのよくある間違いを避けることで、チームは効果的で効率的なワークフローを作成し、効果的に仕事を管理することができます。ワークフローをシンプルに保つこと、チームのニーズを考慮すること、一貫した命名規則を使用すること、ワークフローをテストすること、チームメンバーからフィードバックを収集することを忘れないでください。これらのベストプラクティスを念頭に置いて、チームは Jira ワークフローを活用して生産性を向上させ、高品質の仕事を提供することができます。
結論として、Jira ワークフローは、チームが効果的に仕事を管理するのに役立つ強力なツールです。明確なルールとプロセスを定義することで、ワークフローは、作成から完了まで、さまざまな段階を経て仕事を進めるための構造化された方法を提供します。Jira ワークフローは、チーム独自のニーズに合わせてカスタマイズすることができ、作業の進捗状況の追跡、ベストプラクティスの実施、コンプライアンスの確保に使用することができます。
Jira ワークフローの作成とカスタマイズは簡単なプロセスですが、チームがワークフローを最大限に活用できるよう、ベストプラクティスに従うことが重要です。ワークフローをシンプルに保ち、具体的にし、チームのニーズを考慮し、ワークフローをテストし、フィードバックを得ることで、チームの作業をより効率的かつ効果的にするワークフローを作成することができます。
