Jira を使用しているソフトウェア開発チームで働いている方は、プロジェクトに関する最新情報を常に把握することがいかに重要性がわかります。通知スキームは、チームメンバーがプロジェクトの重要な更新や変更に関する通知を受け取ることを可能にし、Jira の重要な部分です。しかし、Jira の通知スキームを理解することは困難であり、チームが直面する可能性のある多くの共通の問題があります。この記事では、通知スキームとは何か、発生する一般的な問題、およびこれらの問題に対する解決策について説明します。

Jira の Notification Schemes とは何ですか？

Jira の通知スキームは、ユーザーがプロジェクトの更新や変更に関する通知を受け取るタイミングと方法を制御するために使用されます。これは、チーム メンバー間のコミュニケーションを管理し、重要な更新を全員が認識できるようにするための方法です。通知スキームは、イベント、通知タイプ、受信者という 3 つの主要コンポーネントで構成されています。

イベントは、課題の作成や課題のステータスの変更など、Jira プロジェクト内で発生するアクションです。通知タイプは、電子メールやプッシュ通知など、チームメンバーにこれらのイベントを通知する方法です。受信者は、これらの通知を受信するユーザーです。

通知スキームは、Jira のプロジェクトごとに設定でき、各チームのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。たとえば、あるチームはプロジェクト内のすべてのイベントに対して通知を受け取ることを選択し、別のチームは特定のイベントに対してのみ通知を受け取ることを希望することができます。

通知スキームの管理

Jira アプリケーションは以下のイベントをサポートしており、電子メール通知を生成することができます (通知スキームで定義されているとおり)。

受信者はメール通知を受け取ることができます。

Notification Schemes の管理については、アトラシアンのブログ記事で詳しく説明されています。こちらをご覧ください。

 

通知スキームに関する共通の問題点

通知制度の重要性とは裏面に、通知制度を利用する際にチームが直面するいくつかの共通した問題があります。

以下がその例です：

課題1：圧倒的な通知量

通知システムで最も一般的な問題の1つは、ユーザーが受け取る通知の数が多すぎるということです。そのため、ユーザーは通知を無視したり、システムに不満を抱いたりする可能性があります。

＊解決策： フィルターで通知を管理すること

フィルターを使用すると、通知を効率的に管理し、ユーザーが受け取る通知の数を減らすことができます。例えば、チームに関連するイベントの通知のみを表示するフィルターを作成できます。また、高度なフィルターを使用し、通知を管理するためのより複雑なルールを作成することができます。さらに、他のチームメンバーとフィルターを共有することで、効果的に通知を管理することができます。

課題2：通知先の不適切

通知方式でよくあるもう一つの問題は、通知先が不適切であることです。これにより、ユーザーは業務に関係のない通知を受け取ったり、必要な通知を受け取らなかったりすることがあります。

＊解決策： 通知スキームの定期的な見直しと更新すること

通知スキームを定期的に見直し、更新することで、適切な通知受信者が通知を受信していることを確認することができます。例えば、通知の受信者を見直して、やはり適切であることを確認することができます。また、ユーザーからのフィードバックに基づいて通知設定を調整することもできます。

課題3： 通知ポリシーの不明確さ

通知方式におけるもう一つの問題は、通知ポリシーが明確でないことです。明確なポリシーがなければ、ユーザーは、どのイベントが通知を引き起こすべきか、誰が通知を受け取るべきかを知ることができないかもしれません。

＊解決策： 明確な通知ポリシーを定義すること

明確な通知ポリシーを定義することで、どのイベントが通知を引き起こすべきか、誰が通知を受け取るべきかをユーザーが確実に理解できるようになります。例えば、チームにとって重要で、通知のトリガーとなるイベントを特定することができます。また、イベントごとに通知する必要がある人を決定し、イベントごとに最も適切な通知タイプを決定することができます。

課題4：通知の疲労

最後に、通知方式に共通する問題として、「通知疲れ」があります。これは、ユーザーがあまりにも多くの通知を受け取り、圧倒されたり、注意を払わなくなったりすることで発生します。

＊解決策 ：トレーニングとドキュメンテーションを提供すること

トレーニングやドキュメントを提供することで、ユーザーが通知を効果的に管理する方法を知り、通知疲れを回避することができます。たとえば、Jira で通知を管理する方法に関するトレーニングセッションを提供することができます。また、通知設定の構成方法を説明する文書や、通知を効果的に管理する方法を実演するビデオチュートリアルを作成することができます。

 

コミュニティにおける通知スキームに関するいくつかの人気質問

Q: 通知方式をタグ付けされたユーザーのみに限定する方法は？

A: 残念ながら、この機能はデフォルトの Jira 製品では利用できません。しかし、マーケットプレイスには、特定のタグ付けされたユーザーに通知を制限する機能を含む、高度な通知機能を提供する様々なサードパーティアプリが用意されています。これらのアプリを閲覧して、ニーズに合ったものを選択することができます。

 

Q: 通知スキームでグループが見つからない？

A: この問題の原因として考えられるのは、Jira が通知スキームでグループ名を検索する際に大文字と小文字を区別することです。そのため、グループが「Jira-users」という名前で、「jira-users」を使って検索した場合、グループのリストには見つかりません。通知スキームで検索する際には、グループ名のスペルや大文字小文字を正確に入力するようにしてください。

 

結論としては、通知スキームは、チームメンバーがプロジェクトの更新を常に把握できるようにする Jira の重要な部分です。しかし、圧倒的な量の通知、一貫性のない通知設定、通知設定の可視性の欠如、通知疲れなどの一般的な問題により、通知を効果的に管理することが難しくなることがあります。通知スキームの適切な設定、プロジェクト間で一貫性のある通知設定の確保、通知設定の可視化、通知管理のためのフィルターの使用、通知応答時間に対する現実的な期待の設定、通知過多を減らすための自動化の使用などのソリューションを実装することにより、チームはコミュニケーションを改善し、ストレスを軽減し、生産性を改善することができます。